De flesta attestsystem är skapade för en värld där en faktura är en faktura. Leverantör, belopp, förfallodatum, godkänt. För ett byggföretag är den världen lite för enkel. En enda byggfaktura kan rymma ordinarie arbete, ÄTA-tillägg, à-conto och rader från flera underentreprenörer, och den ska kopplas mot rätt projekt och rätt avtal. Att klubba totalsumman blir då en chansning. Den här guiden går igenom vad ett attestsystem för byggföretag faktiskt bör klara, och vilka frågor ni ska ställa innan ni väljer.
Varför ett generellt attestsystem inte räcker för bygg
System som Fortnox, Rillion och reda är byggda för att hantera fakturan på huvudnivå. De ser vem som skickat den, hur mycket den är på och när den ska betalas. Det fungerar utmärkt för ett kontor med en handfull leverantörer. Men en byggfaktura är sällan en rad. Den är ofta tjugo, och bland dem gömmer sig dubbeldebiterade timmar, ett ÄTA som ingen beställt och ett pris som inte stämmer med ramavtalet. Ett generellt system behandlar den som vilken faktura som helst, vilket är precis problemet. Det granskar inte det som gör bygg dyrt.
Granskningen hamnar i stället hos platschefen, som ska minnas vad som beställdes på ett projekt för tre månader sedan. Det är inte en systembrist man löser med fler attestnivåer. Det löses med ett system som läser fakturan på radnivå.
Kravlistan: vad ett byggsystem faktiskt ska klara
När ni jämför leverantörer är det lätt att fastna i antal användare och färg på knappar. Det som avgör om systemet sparar pengar är något annat. Här är kraven som faktiskt spelar roll för ett byggföretag:
- Tolkning på radnivå. Systemet ska läsa varje rad, inte bara totalen, och förstå vad ni betalar för. Utan detta är resten kosmetika.
- Förstår projekt, ÄTA, à-conto och UE. Det ska känna igen ÄTA-arbeten, à-conto-fakturering och rader från underentreprenörer, och koppla allt till rätt projekt.
- Matchning mot ramavtal. Avtalade priser ska jämföras automatiskt mot det som faktureras, så att en avvikelse upptäcks före attest, inte vid bokslutet.
- Flexibelt attestflöde. Olika belopp och projekt kräver olika vägar. Flödet ska följa er organisation, inte tvärtom.
- Full spårbarhet. Vem godkände vad, när och varför. Varje beslut ska gå att följa i efterhand utan detektivarbete.
- Integration med Fortnox eller Visma utan systembyte. Attestsystemet ska lägga sig ovanpå ert ekonomisystem och bokföra vidare, inte ersätta det.
- Klimatdata för Scope 1 till 3 på köpet. När fakturan ändå läses radvis kan samma data ge utsläppen, så hållbarhetsrapporten blir en biprodukt.
Så möter Billbrain kraven
Billbrain är byggt för precis den här listan. Varje faktura läses på radnivå och tolkas i sitt byggsammanhang, så att ÄTA, à-conto och underentreprenörsrader hamnar rätt och kopplas till rätt projekt. Avtalskontrollen matchar fakturerade priser mot era ramavtal automatiskt och flaggar avvikelser innan någon attesterar. Vi har analyserat 70 000+ fakturor på radnivå, så systemet känner igen mönstren som en mänsklig granskare skulle behöva leta efter.
Allt detta sker som ett lager ovanpå ert befintliga ekonomisystem. Billbrain ersätter inte Fortnox eller Visma, det granskar fakturan smart och bokför vidare. Och eftersom raderna ändå tolkas följer klimatdata för Scope 1 till 3 med på köpet. Ni gör grovjobbet en gång, resten sköter hjärnan.
Frågor att ställa till en leverantör innan ni väljer
Innan ni skriver på, ställ frågorna som avslöjar om systemet förstår bygg eller bara säger sig göra det:
- Tolkar ni varje rad på fakturan, eller bara fakturahuvudet med leverantör och belopp?
- Känner systemet automatiskt igen ÄTA, à-conto och underentreprenörsrader?
- Matchas fakturerade priser mot våra ramavtal, och flaggas avvikelser före attest?
- Kan attestflödet anpassas efter belopp, projekt och roll i vår organisation?
- Finns full spårbarhet på vem som godkänt vad och när?
- Integrerar ni mot Fortnox eller Visma utan att vi byter ekonomisystem?
- Ingår klimatdata för Scope 1 till 3, eller är det ett separat tillägg?
Får ni ett tveksamt svar på den första frågan kan ni hoppa över resten. Allt annat bygger på att fakturan faktiskt förstås på radnivå.
Ska ni välja attestsystem är det egentligen ett ganska enkelt beslut, nästan en no-brainer: kräv ett system som förstår byggfakturan, inte bara summan på den. Vill ni se hur det ser ut i praktiken kan ni boka en demo, kika på vad det kostar eller läsa den kompletta guiden om fakturaattest i byggbranschen först. Resten sköter hjärnan.