Det finns två sätt att hantera leverantörsfakturor i ett byggbolag. Det ena bygger på mejltrådar, papper och tur. Det andra låter datorn göra grovjobbet och dig fatta besluten. Den här guiden jämför elektronisk fakturaattest med manuell hantering, så du ser exakt vad du vinner på att byta. Vill du ha hela bilden först finns vår stora guide om fakturaattest i byggbranschen.
Vad menas med elektronisk (digital) fakturaattest?
Elektronisk fakturaattest betyder att hela vägen från inkommen faktura till godkännande sker digitalt. Fakturan kommer in, tolkas, matchas mot rätt projekt och skickas till rätt person för attest, allt i ett och samma flöde. Inga utskrifter, inga lappar, ingen pärm. Och det viktiga: varje steg loggas, så du alltid kan se vem som gjort vad och när.
Blanda inte ihop det med formatet på fakturan. En e-faktura handlar om hur fakturan skickas, medan elektronisk fakturaattest handlar om hur den godkänns. Det första gör inte automatiskt det andra. Begreppet EFH (elektronisk fakturahantering) beskriver just det digitala flödet runt fakturan.
Den manuella processen och dess problem
Den manuella processen är van vid att se rimlig ut. Fakturan kommer på mejl, någon vidarebefordrar den till platschefen, som svarar några dagar senare, och så landar den till slut hos ekonomi. Problemet är allt som händer på vägen. Ja, vi vet, det är pilligt.
- Fakturor fastnar i någons inkorg och påminnelseavgiften tickar.
- Avvikelser mot avtal eller pris glider igenom, för ingen hinner granska varje rad.
- Kostnader hamnar på fel projekt och resultatuppföljningen blir grumlig.
- Ingen vet vem som faktiskt attesterade, så det blir svårt att svara när revisorn frågar.
- ÄTA-poster och à-conton blandas ihop med vanliga materialfakturor.
Det här är inte för att någon slarvar. Det är för att mejl och papper aldrig var byggda för att vara ett attestsystem. Vill du förstå varför just ÄTA-fakturor och à-conto-fakturering ställer till det så har vi egna guider för det.
Vad du vinner med elektronisk attest
När du flyttar attesten in i ett digitalt flöde försvinner det mesta av kränglet. Så här ser skillnaden ut sida vid sida:
- Tid: manuellt jagar du svar på mejl. Elektroniskt går fakturan automatiskt till rätt attestant.
- Kontroll: manuellt upptäcker du avvikelser av en slump. Elektroniskt flaggas de innan du godkänner.
- Spårbarhet: manuellt letar du i mejltrådar. Elektroniskt finns hela historiken loggad och sökbar.
- Radnivå: manuellt orkar ingen läsa varje rad. Elektroniskt granskas allt på radnivå automatiskt.
- Projekt: manuellt gissar du konteringen. Elektroniskt matchas fakturan mot rätt projekt från start.
Just granskning på radnivå är där Billbrain skiljer sig. Vi har redan analyserat tiotusentals byggfakturor på radnivå, så hjärnan vet vad som brukar se konstigt ut. Du fattar besluten, resten sköter hjärnan. Mer om hur det funkar finns på plattformssidan och i guiden om att attestera leverantörsfakturor i bygg.
Behöver vi byta ekonomisystem?
Nej. Det är den vanligaste oron och den vanligaste lättnaden. Du behöver inte riva ut något. Billbrain lägger sig ovanpå det du redan har och fungerar med Fortnox och Visma. Ekonomisystemet får precis de attesterade fakturorna det ska ha, du får bara ett mycket vassare flöde på vägen dit. Vill du veta vad ett riktigt bra system ska klara av så har vi en guide om attestsystem för byggföretag.
Var börjar man?
Börja smått. Kartlägg hur fakturorna rör sig idag, vem som attesterar vad och var de fastnar. Sätt sedan upp ett enkelt attestflöde för bygg med tydliga roller och belopp. När flödet sitter låter du systemet ta över tolkning, matchning och radgranskning. Det stora steget är inte tekniskt, det är att släppa mejltråden.
Så, manuellt eller elektroniskt? När granskningen är vassare, historiken spårbar och fakturan hamnar rätt från start blir valet ganska enkelt. Kolla in vad Billbrain gör med fakturaattest, se priset på 7 kr per faktura eller boka en demo så visar vi hjärnan i arbete. Ett riktigt no-brainer, helt enkelt.